Per poter formulare una buona proposta di mediazione, nulla risulta essere più efficace dell’esperienza acquisita sul campo, affrontando problematiche che consentano di sperimentare, strada facendo, le tattiche più giuste.
Le 5 fasi che compongono il modello operativo dell’Organismo di Mediazione MediaVirtus s.r.l. sono le seguenti:
Fase 1 – Istanza di parte e preparazione.
Il procedimento di mediazione inizia sempre “ad istanza di parte” e mai “d’ufficio”.
Esso è improntato alla informalità, ma alcuni atti devono avere un contenuto necessario. L’istanza deve indicare l’organismo, le parti, l’oggetto e le ragioni della pretesa. Essa viene depositata presso l’organismo, o inviata in forma telematica nelle modalità previste dal regolamento dell’organismo.
L’istanza viene registrata dalla segreteria dell’organismo in un apposito registro e le viene attribuito un numero progressivo.
Fase2 – Designazione del mediatore, preparazione e fissazione data dell’incontro.
Entro quindici giorni dal suo arrivo il responsabile dell’organismo designa il mediatore e fissa la data del primo incontro fra le parti ed il mediatore. La nomina e la fissazione dell’incontro sono comunicate all’altra parte dall’organismo. In questa fase il mediatore ha il compito di analizzare e studiare tutti gli elementi che compongono la controversia; i suoi protagonisti; la partecipazione attiva di tutte le parti in gioco, incluse quelle con potere decisionale. La parte invitata a partecipare alla mediazione potrà presentare una memoria illustrativa e produrre eventuali documenti.
Fase 3 – Colloqui.
Tale fase viene generalmente suddivisa in due momenti:- Sessione iniziale congiunta. In questa fase, che rappresenta il primo momento di incontro formale tra il mediatore, le parti e i loro consulenti, il mediatore accoglie e dispone adeguatamente le parti; illustra la procedura di mediazione; fa presentare le parti coinvolte e poi consente loro di esporre il proprio punto di vista sulla controversia. Bisogna da subito individuare e concordare assieme i problemi da affrontare. È opportuno quindi chiedere spesso dei chiarimenti e avviare una discussione tra le parti, creando un clima favorevole di scambio di informazioni.
Molto importante in questa fase è la creazione di un clima di fiducia sul suo operato e sulla procedura di mediazione in genere.
– Ascoltate le parti senza particolari formalità, il mediatore potrà decidere di sentirle anche separatamente, vincolandosi in questo caso al riserbo in merito alle informazioni acquisite ed alle dichiarazioni rese anche nei confronti della controparte, salvo che sia la stessa parte ad autorizzarlo a riferire il contenuto del colloquio separato, o di una parte di esso.
Questa fase del negoziato tra le parti in lite, favorito dall’opera del mediatore, rappresenta il cuore di tutta la procedura. Di norma, il mediatore facilita tale negoziato separando le parti in stanze diverse e portando avanti colloqui riservati, eventualmente interrotti da altre sessioni congiunte. In questa fase si esprime la massima flessibilità della procedura, che dipende grandemente dallo stile del mediatore, oltre che dalla natura della lite.
Fase 4 – Proposta di mediazione.
Alla fine dei colloqui il mediatore cercherà di facilitare un accordo spontaneo tra le parti. Se questo non viene raggiunto le parti potranno invitare il mediatore a formulare una proposta di mediazione. In questo caso il mediatore sarà obbligato alla formulazione della proposta. In tutti gli altri casi il mediatore potrà spontaneamente valutare l’opportunità di formulare una proposta.
La proposta deve essere sempre preceduta dall’informativa data dal mediatore alle parti sulle conseguenze previste dall’art. 13 del decreto in materia di spese.
La proposta dovrà essere formulata per iscritto, e potrà essere comunicata dopo una riserva di formulazione della stessa.
Le parti entro sette giorni dovranno comunicare l’accettazione o il rifiuto della proposta; il silenzio equivale a rifiuto.
Fase 5 – Chiusura della procedura.
È la fase finale della procedura di mediazione nel corso della quale il mediatore definisce i termini dell’ accordo; oppure dichiara l’impossibilità di trovare un’intesa, suggerendo di norma procedure diverse dalla mediazione per porre comunque termine alla vertenza.
Nel caso in cui si raggiunga l’accordo, anche nell’ipotesi di accettazione della proposta del mediatore, si redigerà il verbale di conciliazione, formato a cura del mediatore, che autenticherà le sottoscrizioni delle parti.
Il verbale potrà essere dotato, su istanza di parte, di efficacia esecutiva, che consegue all’omologazione del verbale da parte del Presidente del Tribunale ove ha sede l’organismo, che nella fase di omologazione verifica la regolarità del verbale.
Il verbale omologato costituisce titolo esecutivo per l’espropriazione forzata, l’esecuzione in forma specifica e l’iscrizione di ipoteca giudiziale.
